Podávání žádostí o doktorandská stipendia
PodáváníPodávání žádostížádostí o doktorandskádoktorandská stipendia na podporu účastiúčasti na konferencíchkonferencích a mobilitáchmobilitách z fakultníchfakultních zdrojů
Autoři:
Kateřina Koppová,Koppová, koppova.katerina@mail.muni.cz
Jana Nenadalová,Nenadalová, jnenadalova@mail.muni.cz
(sepsánosepsáno 2023)
Soubor:
PodáváníPodávání žádostížádostí o stipendia_last.docx
Obsah:
C) PODÁVÁNÍPODÁVÁNÍ ŽÁDOSTIŽÁDOSTI
a. Learning Agreement (pouze pro 7 a vícevíce dní)dní)
b. DokumentovýDokumentový server FF (oba typy)
c. Evidence údajůúdajů o pobytu (doporučeno pro oba typy, povinnépovinné pro 7 a vícevíce dní)dní)
d. ÚřadovnaÚřadovna (oba typy)
2. CHRONOLOGICKÝCHRONOLOGICKÝ POSTUP
1) ISOIS –– Learning Agreement (pro 7 a vícevíce dní)dní)
2) IS –– DokumentovýDokumentový server FF (oba typy)
4) IS –– ÚřadovnaÚřadovna (oba typy)
D) (PO) ABSOLVOVÁNÍABSOLVOVÁNÍ MOBILITY
1. Confirmation of Studies (7 dnídní a více)více)
2. ZávěrečnáZávěrečná zprávazpráva (oba typy)
A) OBECNÝOBECNÝ POPIS
Pokud řešíteřešíte podporu účastiúčasti na zahraničníchzahraničních konferencích/konferencích/mobilitě z fakultníchfakultních zdrojů (mimo oficiálníoficiální programy typu ERASMUS+, CEEPUS, atd.), tak základnízákladní informace jsou k dohledánídohledání zde: StipendijníStipendijní programy na FF MU (všechnyvšechny takto označenéoznačené odkazy jsou interaktivní,interaktivní, zavede vásvás přímopřímo na danou stránku)stránku).
Pravidla a podmínkypodmínky pro přiznávánípřiznávání jsou každýkaždý rok aktualizoványaktualizovány a mohou se lišit,lišit, proto je potřeba se říditřídit podle opatřeníopatření platnýchplatných pro danýdaný rok.
Pro získánízískání stipendia a finalizaci celéhocelého procesu je potřebnépotřebné projítprojít kroky ve dvou částech:částech: před pobytem a po něm. V prvníprvní částičásti vyplňujete a zakládátezakládáte dokumentaci k žádosti,žádosti, ve druhédruhé části,části, již po absolvováníabsolvování pobytu, dokládátedokládáte potvrzenípotvrzení o účastiúčasti a závěrečnouzávěrečnou zprávu.zprávu. Typy platforem a chronologickýchronologický postup pro podánípodání žádostižádosti je podrobně popsánpopsán v následujícíchnásledujících částech.částech.
DOPORUČENÍ:DOPORUČENÍ: PodáníPodání žádostižádosti je vhodnévhodné řešitřešit co nejdřívenejdříve v danémdaném kalendářnímkalendářním roce s dostatečnýmdostatečným předstihem před konánímkonáním mobility (alespoň 1 měsíc,měsíc, klidně i větší)větší). V případěpřípadě nedostatečnéhonedostatečného předstihu může nastat situace, že byste si některéněkteré položky museli nejprve uhradit ze svéhosvého před vyplacenímvyplacením stipendia (např. registračníregistrační poplatek, letenky/cesta, ubytování)ubytování). Jak se lze dočístdočíst v dokumentu „Opatření„Opatření FF MU“MU“ (viz sekce C-1.1-a „Dokumentový„Dokumentový server FF“FF“), fakulta mámá na každýkaždý kalendářníkalendářní rok vyhrazenývyhrazený rozpočet, ze kteréhokterého stipendia vyplácí.vyplácí. KonkrétníKonkrétní částkačástka a podmínkypodmínky se lišíliší dle danéhodaného typu stipendia, vždy se všakvšak jednájedná o paušálnípaušální částkučástku vypočítanouvypočítanou dle určitýchurčitých kritérií.kritérií. Obecně je vyplácenívyplácení možnémožné od začátkuzačátku roku (respektive od února/února/března) a probíháprobíhá do vyčerpánívyčerpání prostředků, nejpozději všakvšak přibližně do konce listopadu. To znamená,znamená, že čímčím dřívedříve v danémdaném kalendářnímkalendářním roce je žádostžádost podána,podána, tímtím většívětší je šancešance stipendium získat.získat. VýšeVýše stipendia může býtbýt poměrově krácena,krácena, takže nakonec může býtbýt přidělena pouze určitáurčitá částčást z celkovécelkové částky,částky, o kterou žádáme.žádáme.
B) TYPY STIPENDIÍSTIPENDIÍ
Doktorandi mohou žádatžádat o:
1. Podpora účastiúčasti studentů doktorskýchdoktorských studijníchstudijních programů na zahraničníchzahraničních konferencíchkonferencích
- na výjezd/výjezd/konferenci v trvánítrvání max. 6 dnídní
- platnéplatné OpatřeníOpatření č. 4/2021:
- je možnémožné podávatpodávat v průběhu roku bez omezeníomezení (dokud nebude opatřeníopatření zrušeno)zrušeno)
- vždy docházídochází ke kráceníkrácení částky,částky, o kterou je žádánožádáno (aktuálněaktuálně na 50-60% kalkulace) vzhledem k malémumalému rozpočtu programu a většímuvětšímu počtu žádostížádostí
- vyplácívyplácí se do vyčerpánívyčerpání prostředků, následněnásledně stop stav (zatímzatím k tomu nedošlo)nedošlo)
2. Podpora mezinárodnímezinárodní mobility studentů doktorskýchdoktorských studijníchstudijních programů
- na výjezd/výjezd/konferenci v trvánítrvání 7 a vícevíce dnídní
- platnéplatné OpatřeníOpatření č. 1/2024:
- vždy platnéplatné na danýdaný kalendářníkalendářní rok, bývábývá zveřejněno do konce ledna –– žádostižádosti možnémožné podávatpodávat teprve po jeho zveřejněnízveřejnění (pro výjezdyvýjezdy realizovanérealizované nebo zahájenézahájené před opatřenímopatřením i zpětně)
- zpravidla vyplácenovypláceno v plnéplné výšivýši
- preference výjezdůvýjezdů o délcedélce alespoň 1 měsíceměsíce (aby studenti mohli splnit povinnost alespoň měsíčníhoměsíčního výjezdu,výjezdu, pokud je výjezdvýjezd výrazněvýrazně delší,delší, doporučuje se realizovat přes jinéjiné programy)
- je možné,možné, že žádostižádosti na kratšíkratší výjezdyvýjezdy než 1 měsícměsíc budou v roce 2024 krácenykráceny či nepřiznánynepřiznány
- vyplácívyplácí se do vyčerpánívyčerpání prostředků, následněnásledně stop stav
C) PODÁVÁNÍPODÁVÁNÍ ŽÁDOSTIŽÁDOSTI
1. SEZNAM PLATFOREM
Platformy, na kterýchkterých je potřeba něco řešit:řešit:
1.1 ISOIS
a. Learning Agreement (pouze pro 7 a vícevíce dní)dní)
-dokument, kterýkterý podepisujípodepisují 4 subjekty:
a) jájá
b) ústavníústavní koordinátorkoordinátor FF MU
(např. pro ÚstavÚstav religionistiky KristýnaKristýna Čižmářová,Čižmářová, případněpřípadně Jana Valtrová)Valtrová)
c) fakultnífakultní koordinátorkoordinátor zahraničníhozahraničního odděleníoddělení FF MU (ŠárkaŠárka Hakalisto)
d) koordinátořikoordinátoři z instituce, kam jedeme (i v případěpřípadě konference) –– nutno dohledat
1.2 IS
b. DokumentovýDokumentový server FF (oba typy)
-staženístažení potřebnýchpotřebných dokumentů k žádostižádosti
c. Evidence údajůúdajů o pobytu (doporučeno pro oba typy, povinnépovinné pro 7 a vícevíce dní)dní)
-vyplněnívyplnění podkladů pro žádostžádost a hodnoceníhodnocení studia
-vložit zde podepsanýpodepsaný Learning agreement (pouze pro 7 a vícevíce dní)dní)
d. ÚřadovnaÚřadovna (oba typy)
-samotnésamotné podánípodání žádostižádosti (vyplňuje se úplněúplně nakonec)
2. CHRONOLOGICKÝCHRONOLOGICKÝ POSTUP
(pozn. modrámodrá políčkapolíčka platíplatí pro oba typy stipendií,stipendií, růžovérůžové navícnavíc pro 7 a vícevíce dní)dní)
1) ISOIS –– Learning Agreement (pro 7 a vícevíce dní)dní)
(řešímeřešíme pouze v případěpřípadě pobytu v trvánítrvání 7 a vícevíce dnídní, v opačnémopačném případěpřípadě pokračujte rovnou na bod 2)
Protože celkovácelková agenda vyřízenívyřízení Learning agreementu zabere delšídelší čas (v řáduřádu týdnů)týdnů) a zároveňzároveň tento dokument musímusí býtbýt v době podánípodání žádostižádosti zaveden v IS, je nejlepšínejlepší jej začítzačít řešitřešit jako první.první. Poté,Poté, co jej vyplnímevyplníme a podepíšemepodepíšeme my sami, je potřeba, aby jej podepsali takétaké koordinátořikoordinátoři z našínaší univerzity (ústavníústavní a fakultní)fakultní) a dáledále takétaké z instituce, na kterou vyjíždímevyjíždíme (typicky osoba, kterákterá komunikuje informace o konferenci nebo je uvedena v kontaktech na webu konference).
ŽádostŽádost se vyplňuje na serveru ISOIS –– PřihláškaPřihláška pro MU vyjíždějícívyjíždějící studenty, kam je potřeba se přihlásitpřihlásit v pravémpravém hornímhorním rohu. Pokud jste na tétotéto stráncestránce poprvé,poprvé, je třeba se do systémusystému nejprve zaregistrovat. DáleDále pokračujete výběremvýběrem políčkapolíčka „Vytvořit“„Vytvořit“ pro Learning agreementy for other programmes.
Protože se jednájedná o žádostžádost o fakultnífakultní stipendium, vybírámevybíráme následujícínásledující variantu:
VyplněníVyplnění dáledále probíháprobíhá ve 2 krocích.krocích. V prvnímprvním zadávámezadáváme údajeúdaje o přesnépřesné době trvánítrvání pobytu (termíntermín na Learning agreementu musímusí odpovídatodpovídat termínutermínu ve formulářiformuláři žádostižádosti a následněnásledně takétaké termínutermínu v Confirmation of Studies, kterýkterý řešímeřešíme až po skončenískončení pobytu), typu pobytu, názvunázvu událostiudálosti a případnémpřípadném uznáníuznání kreditů –– pokud si nedomluvímenedomluvíme jinak, vyplňujeme dle vzoru níže.níže. DůležitéDůležité je zachovat na řádkuřádku „„Number of credits and credit system““: „„0 in Other system““ a v řádkuřádku „„MU form of recognition““: „„D = selective course recognition (……)““. Zbytek nahrazujeme konkrétnímikonkrétními údajiúdaji týkajícítýkající se našehonašeho pobytu:
DáleDále přikládámepřikládáme svůj podpis buďto nahránímnahráním jako soubor nebo přímýmpřímým vepsánímvepsáním do uvedenéhouvedeného pole. Tuto částčást ukládámeukládáme modrýmmodrým tlačítkemtlačítkem „„Save the LA“LA“, čímžčímž se posuneme ke kroku dva. ZelenéZelené tlačítkotlačítko se v tétotéto částičásti prozatímprozatím neobjevuje, zobrazízobrazí se až po vyplněnívyplnění druhéhodruhého kroku.
Ve druhémdruhém kroku doplňujeme informace o typu stipendijnístipendijní žádostižádosti a uvádímeuvádíme jménajména koordinátorů:koordinátorů: ústavníhoústavního (např. pro ÚstavÚstav religionistiky od r. 2024 KristýnaKristýna Čižmářová,Čižmářová, vícevíce viz: https://www.phil.muni.cz/student/do-sveta/oborovi-koordinatori-a-poverene-osoby) a fakultníhofakultního (ŠárkaŠárka Hakalisto, vícevíce viz: https://www.phil.muni.cz/o-nas/organizacni-struktura/219917-zahranicni-oddeleni/#Zamestnanci) a dáledále kontaktníkontaktní osobu na instituci, kam vyjíždímevyjíždíme (a to i v případěpřípadě konference –– často bývábývá uvedena pověřenápověřená osoba v kontaktech na webu konference, nebo můžeme zkusit uvéstuvést např. mail na koordinátora,koordinátora, od nějž námnám z konference chodíchodí oficiálníoficiální mailovámailová komunikace). DáleDále tedy vyplňujete takto:
Opět ukládámeukládáme tlačítkemtlačítkem „„Save the LA“LA“ a ve chvíli,chvíli, kdy již mámemáme žádostžádost kompletně vyplněnou a zobrazuje se i zelenézelené tlačítkotlačítko „„Save and forward the LA to MU coordinator“coordinator“, můžeme žádostžádost odkliknout. Po tomto kroku již nenínení možnémožné do Learning agreementu zasahovat a dělat úpravy.úpravy. NásledněNásledně se spustíspustí byrokratickébyrokratické kolečko, kdy se žádostžádost nejprve dostane ke kontrole ústavnímuústavnímu koordinátorovikoordinátorovi (kterýkterý násnás případněpřípadně zkontaktuje, pokud jsme něco nevyplnili správně)správně) a dáledále fakultnímufakultnímu koordinátorovi,koordinátorovi, kterýkterý zajistízajistí podpis uvedenéuvedené osoby na instituci, kam vyjíždíme.vyjíždíme. Po úspěšnémúspěšném vyřízenívyřízení všechvšech podpisů námnám přijde upozorněníupozornění do emailu o tom, že dokument byl finalizovánfinalizován a je možnémožné si ho v ISOIS stáhnoutstáhnout (odkaz na jeho staženístažení bude součástísoučástí emailu). Pokud odkaz na dokument automaticky nedostaneme, po přihlášenípřihlášení do ISOIS ho najdeme pod našímnaším účtemúčtem v sekci „„Moje přihlášky“přihlášky“ –– „„Learning agreementy“agreementy“ (nověji založenázaložená přihláškapřihláška se zobrazuje výševýše v seznamu).
RozkliknutímRozkliknutím přihláškypřihlášky se dostaneme do podanépodané žádosti,žádosti, kde možnost staženístažení dokumentu nalezneme v sekci prvníhoprvního kroku úplněúplně dole.
Tadá,Tadá, jeden dokument úspěšněúspěšně zdolán!zdolán!
DOPORUČENÍ:DOPORUČENÍ: Po vyplněnívyplnění LA a v době čekáníčekání na jeho podepsánípodepsání od ostatníchostatních subjektů můžeme vyřizovat dalšídalší věci, kterékteré najdeme pod body 2 a 3.
2) IS –– DokumentovýDokumentový server FF (oba typy)
Na webovéwebové stráncestránce StipendijníStipendijní programy na FF MU vybereme příslušnýpříslušný typ stipendia, o kterýkterý si chceme žádatžádat (buď max. 6 dníí nebo 7 a vícevíce dnídní). U něj se přes tlačítkotlačítko „„TEXT OPATŘENÍOPATŘENÍ VČETNĚ PŘÍLOH“PŘÍLOH“ dostaneme na DokumentovýDokumentový server FF:
Zde najdeme potřebnépotřebné dokumenty pro vyřízenívyřízení žádosti.žádosti. Pro česky hovořícíhovořící platíplatí dokumenty v češtině.češtině. AnglickáAnglická verze je primárněprimárně pro zahraničnízahraniční studenty, případněpřípadně pro studenty, jejichž školitelškolitel nemluvínemluví česky. KonkrétněKonkrétně se jednájedná o následujícínásledující dokumenty:
·· OpatřeníOpatření FF MU (obecnéobecné informace k podmínkámpodmínkám uděleníudělení stipendia, pročíst)pročíst)
·· PřílohaPříloha 1 –– Instrukce ke zpracovánízpracování kalkulace (pročístpročíst –– na jejich základězákladě vypočítávámevypočítáváme celkovou částku,částku, o kterou žádáme)žádáme)
·· PřílohaPříloha 2 –– FormulářFormulář žádostižádosti (vyplňuje se, viz reálnýreálný příkladpříklad z r. 2023, aktuálníaktuální podoba formulářeformuláře se může lišit)lišit):
3) IS –– Evidence údajůúdajů o pobytu (doporučeno pro oba typy, povinnépovinné pro 7 a vícevíce dní)dní)
ZároveňZároveň s vyplněnímvyplněním „Formuláře„Formuláře žádosti“žádosti“ můžeme rovnou zanéstzanést údajeúdaje o pobytu i do IS, v sekci „„Evidence údajůúdajů o stážích,stážích, studijníchstudijních a pracovníchpracovních pobytech“pobytech“.
A to následovně:následovně:
DáleDále je potřeba vyplnit:
·· popis pobytu
·· souvisejícísouvisející vědecko-výzkumnévýzkumné záměryzáměry a projekty –– jste-li např. součástísoučástí SpecifickéhoSpecifického výzkumuvýzkumu či jinéhojiného grantovéhograntového projektu –– zkonzultujte se svýmsvým školitelemškolitelem
·· zobrazenízobrazení informacíinformací –– můžete si vybrat, zda chcete, aby se vámvám vyplněnévyplněné údajeúdaje propisovaly do životopisu v IS a do podkladů pro hodnoceníhodnocení studia
·· dokumenty ke stážistáži –– sem vložte finalizovanýfinalizovaný a od všechvšech subjektů podepsanýpodepsaný Learning agreement (pozn., po ukončeníukončení pobytu sem budete vkládatvkládat „„Confirmation of Studies“Studies“)
Po uloženíuložení lze údajeúdaje opětovně editovat. DůležitéDůležité je mítmít vševše řádněřádně vyplněnévyplněné před oficiálnímoficiálním podánímpodáním žádostižádosti v Úřadovně.Úřadovně.
4) IS –– ÚřadovnaÚřadovna (oba typy)
Po absolvováníabsolvování všechvšech předchozíchpředchozích kroků lze přistoupit skrze ÚřadovnuÚřadovnu k poslednímuposlednímu kroku, a to k „Podání„Podání novénové žádosti“žádosti“. Po vyplněnívyplnění „Agendy“„Agendy“ se zobrazízobrazí i zbylázbylá pole k vyplnění.vyplnění. „Studijní„Studijní oddělení“oddělení“ vybírámevybíráme vždy, posledníposlední řádekřádek volímevolíme podle typu stipendia, o kterékteré žádáme.žádáme. Po vybránívybrání typu stipendia se zobrazízobrazí „„Informace k podánípodání žádosti“žádosti“. Je dobrédobré si zkontrolovat, že jsme nic z uvedenýchuvedených pokynů neopomenuli.
4.1 Podpora účastiúčasti studentů doktorskýchdoktorských studijníchstudijních programů na zahraničníchzahraničních konferencíchkonferencích
V případěpřípadě stipendia pro pobyt v trvánítrvání max. 6 dnídní je potřeba přiložit:
·· vyplněnývyplněný FormulářFormulář žádostižádosti
·· doklad o aktivníaktivní účastiúčasti na konferenci (např. email v .pdf oznamujícíoznamující přijetípřijetí na konferenci, program konference s našímnaším jménemjménem a příspěvkem)příspěvkem)
4.2 Podpora mezinárodnímezinárodní mobility studentů doktorskýchdoktorských studijníchstudijních programů
V případěpřípadě stipendia pro pobyt v trvánítrvání 7 dnídní a vícevíce je potřeba přiložit:
·· vyplněnývyplněný FormulářFormulář žádostižádosti
Doklad o účastiúčasti na pobytu dle JiříhoJiřího ŽoudlíkaŽoudlíka pro tento typ stipendia nenínení potřeba, ideálníideální je mítmít finalizovanýfinalizovaný Learning Agreement se všemivšemi podpisy nahranýnahraný v „„Evidenci údajů“údajů“ v IS. Pro zpracovánízpracování žádostižádosti je akceptovatelné,akceptovatelné, bude-li LA prozatímprozatím potvrzen jen náminámi a koordinátorykoordinátory z MU, nicméněnicméně je potřeba doplnit i kompletně potvrzenýpotvrzený LA (je i možnost nechat si jej podepsat fyzicky na místě,místě, pokud nezvládnemenezvládneme přes ISOIS na dálku,dálku, ale nemělo by to býtbýt pravidlem). ŽádostŽádost bez LA v IS MU nebude zpracovánazpracována a nebude-li LA po výzvěvýzvě JiříhoJiřího ŽoudlíkaŽoudlíka doplněn, bude žádostžádost po 30 dnech od podánípodání zamítnuta.zamítnuta. V takovémtakovém případěpřípadě je možnémožné podat novou žádost,žádost, až budou podklady kompletní,kompletní, nicméněnicméně při nekompletníchnekompletních podkladech nenínení důvod žádostžádost podávat.podávat. Pokud chcete, můžete do ÚřadovnyÚřadovny přiložit doklad o účastiúčasti na pobytu podobně jako u předchozíhopředchozího typu stipendia (např. email v .pdf oznamujícíoznamující přijetípřijetí na konferenci, program konference s našímnaším jménemjménem a příspěvkem)příspěvkem), ale nenínení to nutné.nutné.
!POZOR: Zde nenínení možnémožné se k žádostižádosti vracet a upravovat ji. Ve chvíli,chvíli, kdy zvolímezvolíme možnost „Uložit“„Uložit“, se žádostžádost oficiálněoficiálně odešleodešle JiřímuJiřímu ŽoudlíkoviŽoudlíkovi ke schválení!schválení!
Pozn. Pokud je žádostžádost podávanápodávaná zpětně bez ohledu na to, o jakéjaké stipendium z těchto dvou jde, vždy by součástísoučástí žádostižádosti měla býtbýt už i ZávěrečnáZávěrečná zprávazpráva (viz dalšídalší sekce).
D) (PO) ABSOLVOVÁNÍABSOLVOVÁNÍ MOBILITY
RůžovéRůžové –– pouze pro mobility 7 dnídní a vícevíce, modrémodré –– pro oba typy mobilit
1. Confirmation of Studies (7 dnídní a více)více)
Měl by obsahovat:
·· NašeNaše jménojméno
·· NázevNázev mobility
·· Datum konáníkonání
·· MístoMísto konáníkonání
·· Vyjádření,Vyjádření, že jsme tam byli
·· Co jsme dělali (např. názevnázev příspěvku)příspěvku)
·· Datum, podpis a razítkorazítko zodpovědnézodpovědné osoby z pořádajícípořádající instituce (ideálněideálně s jejich logem/hlavičkovýhlavičkový papír)papír) –– může býtbýt i elektronicky podepsanýpodepsaný dokument
ZněníZnění může vypadat napříkladnapříklad takto:
Tento dokument je potřeba do 30 dnídní po návratunávratu vložit do IS Evidence údajůúdajů o stážích,stážích, studijníchstudijních a pracovníchpracovních pobytech podobně, jako jsme před podánímpodáním žádostižádosti vkládalivkládali Learning Agreement.
2. ZávěrečnáZávěrečná zprávazpráva (oba typy)
Měla by býtbýt v délcedélce cca 1 strany a měla by obsahovat:
·· NašeNaše jméno,jméno, UČO
·· NázevNázev mobility
·· Datum konáníkonání
·· MístoMísto konáníkonání
·· Popis mobility
·· PříspěvekPříspěvek
·· ZhodnoceníZhodnocení přínosupřínosu mobility
·· Datum a nášnáš podpis
·· Datum a podpis školiteleškolitele
Tento dokument odesílámeodesíláme JiřímuJiřímu Žoudlíkovi,Žoudlíkovi, kterýkterý mámá agendu těchto stipendiístipendií na starosti, na email: phd@phil.muni.cz opět do 30 dnů od ukončeníukončení pobytu.
Congrats, přežili jste! A můžeme začítzačít plánovatplánovat dalšídalší mobilitu 😊