Podávání žádostí o doktorandská stipendia
PodáváníPodávání žádostíádostí o doktorandskádoktorandská stipendia na podporu úúčasti na konferencíkonferencích a mobilitámobilitách z fakultnífakultních zdrojů
Autoři:
Kateřina KoppováKoppová, koppova.katerina@mail.muni.cz
Jana NenadalováNenadalová, jnenadalova@mail.muni.cz
(sepsásepsáno 2023)
Soubor:
PodáváníPodávání žádostíádostí o stipendia_last.docx
Obsah:
2. Podpora mezinárodnímezinárodní mobility studentů doktorskýdoktorských studijnístudijních programů
a. Learning Agreement (pouze pro 7 a vívíce dnídní)
b. DokumentovýDokumentový server FF (oba typy)
c. Evidence úúdajů o pobytu (doporučeno pro oba typy, povinnépovinné pro 7 a vívíce dnídní)
2. CHRONOLOGICKÝCHRONOLOGICKÝ POSTUP
1) ISOIS –– Learning Agreement (pro 7 a vívíce dnídní)
2) IS –– DokumentovýDokumentový server FF (oba typy)
3) IS –– Evidence úúdajů o pobytu (doporučeno pro oba typy, povinnépovinné pro 7 a vívíce dnídní)
D) (PO) ABSOLVOVÁNÍABSOLVOVÁNÍ MOBILITY
1. Confirmation of Studies (7 dnídní a vívíce)
2. ZáZávěrečnáná zprázpráva (oba typy)
A) OBECNÝOBECNÝ POPIS
Pokud řešíešíte podporu úúčasti na zahraničníních konferencíkonferencích/mobilitě z fakultnífakultních zdrojů (mimo oficiálníoficiální programy typu ERASMUS+, CEEPUS, atd.), tak základnízákladní informace jsou k dohledánídohledání zde: StipendijníStipendijní programy na FF MU (všvšechny takto označenéené odkazy jsou interaktivníinteraktivní, zavede vávás příímo na danou strástránku).
Pravidla a podmípodmínky pro přiznáváníiznávání jsou každýdý rok aktualizováaktualizovány a mohou se lišlišit, proto je potřeba se říídit podle opatřeníení platnýplatných pro danýdaný rok.
Pro získánízískání stipendia a finalizaci celécelého procesu je potřebnéebné projíprojít kroky ve dvou čáástech: před pobytem a po něm. V prvníprvní čáásti vyplňujete a zakládázakládáte dokumentaci k žáádosti, ve druhédruhé čáásti, již po absolvováníabsolvování pobytu, dokládádokládáte potvrzenípotvrzení o úúčasti a zázávěrečnou zprázprávu. Typy platforem a chronologickýchronologický postup pro podánípodání žáádosti je podrobně popsápopsán v následujícínásledujících čáástech.
DOPORUČENÍENÍ: PodáníPodání žáádosti je vhodnévhodné řešešit co nejdřííve v danédaném kalendákalendářníním roce s dostatečnýným předstihem před konáníkonáním mobility (alespoň 1 měsísíc, klidně i většítší). V příípadě nedostatečnéného předstihu může nastat situace, že byste si některékteré položky museli nejprve uhradit ze svésvého před vyplacenívyplacením stipendia (např. registračníní poplatek, letenky/cesta, ubytováníubytování). Jak se lze dočííst v dokumentu „„Opatřeníení FF MU“MU“ (viz sekce C-1.1-a „Dokumentový„Dokumentový server FF“FF“), fakulta mámá na každýdý kalendákalendářníní rok vyhrazenývyhrazený rozpočet, ze kterékterého stipendia vyplácívyplácí. KonkrétníKonkrétní čáástka a podmípodmínky se lišíliší dle danédaného typu stipendia, vždy se všvšak jednájedná o paušálnípaušální čáástku vypočíítanou dle určitýitých kritériíkritérií. Obecně je vyplácenívyplácení možnéné od začáátku roku (respektive od úúnora/března) a probíháprobíhá do vyčerpáníerpání prostředků, nejpozději všvšak přibližně do konce listopadu. To znamenáznamená, že číím dřííve v danédaném kalendákalendářníním roce je žáádost podápodána, títím většítší je ššance stipendium zízískat. VýšVýše stipendia může býbýt poměrově krákrácena, takže nakonec může býbýt přidělena pouze určitáitá čáást z celkovécelkové čáástky, o kterou žádáádáme.
B) TYPY STIPENDIÍSTIPENDIÍ
Doktorandi mohou žáádat o:
1. Podpora úúčasti studentů doktorskýdoktorských studijnístudijních programů na zahraničníních konferencíkonferencích
- na vývýjezd/konferenci v trvánítrvání max. 6 dnídní
- platnéplatné Opatřeníení č. 4/2021:
- je možnéné podápodávat v průběhu roku bez omezeníomezení (dokud nebude opatřeníení zrušzrušeno)
- vždy docházídochází ke kráceníkrácení čáástky, o kterou je žádáádáno (aktuáaktuálně na 50-60% kalkulace) vzhledem k malémalému rozpočtu programu a většítšímu počtu žádostíádostí
- vyplácívyplácí se do vyčerpáníerpání prostředků, nánásledně stop stav (zatízatím k tomu nedošnedošlo)
2. Podpora mezinárodnímezinárodní mobility studentů doktorskýdoktorských studijnístudijních programů
- na vývýjezd/konferenci v trvánítrvání 7 a vívíce dnídní
- platnéplatné Opatřeníení č. 1/2024:
- vždy platnéplatné na danýdaný kalendákalendářníní rok, bývábývá zveřejněno do konce ledna –– žáádosti možnéné podápodávat teprve po jeho zveřejněníní (pro vývýjezdy realizovanérealizované nebo zahájenézahájené před opatřeníením i zpětně)
- zpravidla vyplávypláceno v plnéplné výšvýši
- preference vývýjezdů o dédélce alespoň 1 měsísíce (aby studenti mohli splnit povinnost alespoň měsísíčníního vývýjezdu, pokud je vývýjezd vývýrazně delšídelší, doporučuje se realizovat přes jinéjiné programy)
- je možnéné, že žáádosti na kratšíkratší vývýjezdy než 1 měsísíc budou v roce 2024 krákráceny či nepřiznáiznány
- vyplácívyplácí se do vyčerpáníerpání prostředků, nánásledně stop stav
C) PODÁVÁNÍPODÁVÁNÍ ŽÁÁDOSTI
1. SEZNAM PLATFOREM
Platformy, na kterýkterých je potřeba něco řešešit:
1.1 ISOIS
a. Learning Agreement (pouze pro 7 a vívíce dnídní)
-dokument, kterýkterý podepisujípodepisují 4 subjekty:
a) jájá
b) ústavníústavní koordinákoordinátor FF MU
(např. pro ÚÚstav religionistiky KristýKristýna Čižmámářováová, příípadně Jana ValtrováValtrová)
c) fakultnífakultní koordinákoordinátor zahraničníního oddělenílení FF MU (ŠáŠárka Hakalisto)
d) koordinákoordinátoři z instituce, kam jedeme (i v příípadě konference) –– nutno dohledat
1.2 IS
b. DokumentovýDokumentový server FF (oba typy)
-staženíení potřebnýebných dokumentů k žáádosti
c. Evidence úúdajů o pobytu (doporučeno pro oba typy, povinnépovinné pro 7 a vívíce dnídní)
-vyplněníní podkladů pro žáádost a hodnoceníhodnocení studia
-vložit zde podepsanýpodepsaný Learning agreement (pouze pro 7 a vívíce dnídní)
d. ÚÚřadovna (oba typy)
-samotnésamotné podánípodání žáádosti (vyplňuje se úúplně nakonec)
2. CHRONOLOGICKÝCHRONOLOGICKÝ POSTUP
(pozn. modrámodrá polípolíčka platíplatí pro oba typy stipendiístipendií, růžovéové navínavíc pro 7 a vívíce dnídní)
1) ISOIS –– Learning Agreement (pro 7 a vívíce dnídní)
(řešíešíme pouze v příípadě pobytu v trvánítrvání 7 a vívíce dnídní, v opačnéném příípadě pokračujte rovnou na bod 2)
Protože celkovácelková agenda vyřízeníízení Learning agreementu zabere delšídelší čas (v řáádu týtýdnů) a zázároveň tento dokument musímusí býbýt v době podánípodání žáádosti zaveden v IS, je nejlepšínejlepší jej začíít řešešit jako prvníprvní. PotéPoté, co jej vyplnívyplníme a podepíšpodepíšeme my sami, je potřeba, aby jej podepsali takétaké koordinákoordinátoři z našínaší univerzity (ústavníústavní a fakultnífakultní) a dádále takétaké z instituce, na kterou vyjívyjíždídíme (typicky osoba, kterákterá komunikuje informace o konferenci nebo je uvedena v kontaktech na webu konference).
Žáádost se vyplňuje na serveru ISOIS –– Přihlášihláška pro MU vyjívyjíždějícíjící studenty, kam je potřeba se přihláihlásit v pravépravém horníhorním rohu. Pokud jste na tététo strástránce poprvépoprvé, je třeba se do systésystému nejprve zaregistrovat. DáDále pokračujete vývýběrem polípolíčka „„Vytvořit“it“ pro Learning agreementy for other programmes.
Protože se jednájedná o žáádost o fakultnífakultní stipendium, vybírávybíráme následujícínásledující variantu:
Vyplněníní dádále probíháprobíhá ve 2 krocíkrocích. V prvníprvním zadávázadáváme úúdaje o přesnéesné době trvánítrvání pobytu (termítermín na Learning agreementu musímusí odpovíodpovídat termítermínu ve formuláformuláři žáádosti a nánásledně takétaké termítermínu v Confirmation of Studies, kterýkterý řešíešíme až po skončeníení pobytu), typu pobytu, nánázvu udáudálosti a případnéípadném uznáníuznání kreditů –– pokud si nedomluvínedomluvíme jinak, vyplňujeme dle vzoru níníže. Důležitéité je zachovat na řáádku „„Number of credits and credit system““: „„0 in Other system““ a v řáádku „„MU form of recognition““: „„D = selective course recognition (……)““. Zbytek nahrazujeme konkrétníkonkrétními úúdaji týkajícítýkající se našnašeho pobytu:
DáDále přikládáikládáme svůj podpis buďto nahránínahráním jako soubor nebo přímýímým vepsánívepsáním do uvedenéuvedeného pole. Tuto čáást ukládáukládáme modrýmodrým tlačíítkem „„Save the LA“LA“, číímž se posuneme ke kroku dva. ZelenéZelené tlačíítko se v tététo čáásti prozatíprozatím neobjevuje, zobrazízobrazí se až po vyplněníní druhédruhého kroku.
Ve druhédruhém kroku doplňujeme informace o typu stipendijnístipendijní žáádosti a uvádíuvádíme jméjména koordinákoordinátorů: ústavníústavního (např. pro ÚÚstav religionistiky od r. 2024 KristýKristýna Čižmámářováová, vívíce viz: https://www.phil.muni.cz/student/do-sveta/oborovi-koordinatori-a-poverene-osoby) a fakultnífakultního (ŠáŠárka Hakalisto, vívíce viz: https://www.phil.muni.cz/o-nas/organizacni-struktura/219917-zahranicni-oddeleni/#Zamestnanci) a dádále kontaktníkontaktní osobu na instituci, kam vyjívyjíždídíme (a to i v příípadě konference –– často bývábývá uvedena pověřenáená osoba v kontaktech na webu konference, nebo můžeme zkusit uvéuvést např. mail na koordinákoordinátora, od nějž nánám z konference chodíchodí oficiálníoficiální mailovámailová komunikace). DáDále tedy vyplňujete takto:
Opět ukládáukládáme tlačíítkem „„Save the LA“LA“ a ve chvíchvíli, kdy již mámáme žáádost kompletně vyplněnou a zobrazuje se i zelenézelené tlačíítko „„Save and forward the LA to MU coordinator“coordinator“, můžeme žáádost odkliknout. Po tomto kroku již nenínení možnéné do Learning agreementu zasahovat a dělat úúpravy. NáNásledně se spustíspustí byrokratickébyrokratické kolečko, kdy se žáádost nejprve dostane ke kontrole ústavníústavnímu koordinákoordinátorovi (kterýkterý nánás příípadně zkontaktuje, pokud jsme něco nevyplnili sprásprávně) a dádále fakultnífakultnímu koordinákoordinátorovi, kterýkterý zajistízajistí podpis uvedenéuvedené osoby na instituci, kam vyjívyjíždídíme. Po úúspěšnéšném vyřízeníízení všvšech podpisů nánám přijde upozorněníní do emailu o tom, že dokument byl finalizováfinalizován a je možnéné si ho v ISOIS stástáhnout (odkaz na jeho staženíení bude součástíástí emailu). Pokud odkaz na dokument automaticky nedostaneme, po přihlášeníihlášení do ISOIS ho najdeme pod našínaším úúčtem v sekci „„Moje přihlášky“ihlášky“ –– „„Learning agreementy“agreementy“ (nověji založenáená přihlášihláška se zobrazuje výšvýše v seznamu).
RozkliknutíRozkliknutím přihlášihlášky se dostaneme do podanépodané žáádosti, kde možnost staženíení dokumentu nalezneme v sekci prvníprvního kroku úúplně dole.
TadáTadá, jeden dokument úúspěššně zdolázdolán!
DOPORUČENÍENÍ: Po vyplněníní LA a v době čekáníekání na jeho podepsánípodepsání od ostatníostatních subjektů můžeme vyřizovat dalšídalší věci, kterékteré najdeme pod body 2 a 3.
2) IS –– DokumentovýDokumentový server FF (oba typy)
Na webovéwebové strástránce StipendijníStipendijní programy na FF MU vybereme příslušnýíslušný typ stipendia, o kterýkterý si chceme žáádat (buď max. 6 dníí nebo 7 a vívíce dnídní). U něj se přes tlačíítko „„TEXT OPATŘENÍENÍ VČETNĚ PŘÍLOH“ÍLOH“ dostaneme na DokumentovýDokumentový server FF:
Zde najdeme potřebnéebné dokumenty pro vyřízeníízení žáádosti. Pro česky hovořícíící platíplatí dokumenty v češeštině. AnglickáAnglická verze je primáprimárně pro zahraničníní studenty, příípadně pro studenty, jejichž šškolitel nemluvínemluví česky. KonkréKonkrétně se jednájedná o následujícínásledující dokumenty:
·· Opatřeníení FF MU (obecnéobecné informace k podmínkápodmínkám udělenílení stipendia, pročííst)
·· Přííloha 1 –– Instrukce ke zpracovánízpracování kalkulace (pročííst –– na jejich zázákladě vypočítáváítáváme celkovou čáástku, o kterou žádáádáme)
·· Přííloha 2 –– FormuláFormulář žáádosti (vyplňuje se, viz reálnýreálný přííklad z r. 2023, aktuálníaktuální podoba formuláformuláře se může lišlišit):
3) IS –– Evidence úúdajů o pobytu (doporučeno pro oba typy, povinnépovinné pro 7 a vívíce dnídní)
ZáZároveň s vyplněníním „Formulá„Formuláře žádosti“ádosti“ můžeme rovnou zanézanést úúdaje o pobytu i do IS, v sekci „„Evidence úúdajů o stástážíích, studijnístudijních a pracovnípracovních pobytech“pobytech“.
A to nánásledovně:
DáDále je potřeba vyplnit:
·· popis pobytu
·· souvisejícísouvisející vědecko-výzkumnévýzkumné zázáměry a projekty –– jste-li např. součástíástí SpecifickéSpecifického vývýzkumu či jinéjiného grantovégrantového projektu –– zkonzultujte se svýsvým šškolitelem
·· zobrazenízobrazení informacíinformací –– můžete si vybrat, zda chcete, aby se vávám vyplněnéné úúdaje propisovaly do životopisu v IS a do podkladů pro hodnoceníhodnocení studia
·· dokumenty ke stástáži –– sem vložte finalizovanýfinalizovaný a od všvšech subjektů podepsanýpodepsaný Learning agreement (pozn., po ukončeníení pobytu sem budete vklávkládat „„Confirmation of Studies“Studies“)
Po uloženíení lze úúdaje opětovně editovat. Důležitéité je mímít všvše řáádně vyplněnéné před oficiálníoficiálním podánípodáním žáádosti v ÚÚřadovně.
4) IS –– ÚÚřadovna (oba typy)
Po absolvováníabsolvování všvšech předchozíedchozích kroků lze přistoupit skrze ÚÚřadovnu k posledníposlednímu kroku, a to k „Podání„Podání novénové žádosti“ádosti“. Po vyplněníní „Agendy“„Agendy“ se zobrazízobrazí i zbylázbylá pole k vyplněníní. „Studijní„Studijní oddělení“lení“ vybírávybíráme vždy, posledníposlední řáádek volívolíme podle typu stipendia, o kterékteré žádáádáme. Po vybránívybrání typu stipendia se zobrazízobrazí „„Informace k podánípodání žádosti“ádosti“. Je dobrédobré si zkontrolovat, že jsme nic z uvedenýuvedených pokynů neopomenuli.
4.1 Podpora úúčasti studentů doktorskýdoktorských studijnístudijních programů na zahraničníních konferencíkonferencích
V příípadě stipendia pro pobyt v trvánítrvání max. 6 dnídní je potřeba přiložit:
·· vyplněnýný FormuláFormulář žáádosti
·· doklad o aktivníaktivní úúčasti na konferenci (např. email v .pdf oznamujícíoznamující přijetíijetí na konferenci, program konference s našínaším jméjménem a přííspěvkem)
4.2 Podpora mezinárodnímezinárodní mobility studentů doktorskýdoktorských studijnístudijních programů
V příípadě stipendia pro pobyt v trvánítrvání 7 dnídní a vívíce je potřeba přiložit:
·· vyplněnýný FormuláFormulář žáádosti
Doklad o úúčasti na pobytu dle Jiříího Žoudlíoudlíka pro tento typ stipendia nenínení potřeba, ideálníideální je mímít finalizovanýfinalizovaný Learning Agreement se všvšemi podpisy nahranýnahraný v „„Evidenci úúdajů““ v IS. Pro zpracovánízpracování žáádosti je akceptovatelnéakceptovatelné, bude-li LA prozatíprozatím potvrzen jen nánámi a koordinákoordinátory z MU, nicménicméně je potřeba doplnit i kompletně potvrzenýpotvrzený LA (je i možnost nechat si jej podepsat fyzicky na mímístě, pokud nezvlánezvládneme přes ISOIS na dádálku, ale nemělo by to býbýt pravidlem). Žáádost bez LA v IS MU nebude zpracovázpracována a nebude-li LA po vývýzvě Jiříího Žoudlíoudlíka doplněn, bude žáádost po 30 dnech od podánípodání zamízamítnuta. V takovétakovém příípadě je možnéné podat novou žáádost, až budou podklady kompletníkompletní, nicménicméně při nekompletnínekompletních podkladech nenínení důvod žáádost podápodávat. Pokud chcete, můžete do ÚÚřadovny přiložit doklad o úúčasti na pobytu podobně jako u předchozíedchozího typu stipendia (např. email v .pdf oznamujícíoznamující přijetíijetí na konferenci, program konference s našínaším jméjménem a přííspěvkem), ale nenínení to nutnénutné.
!POZOR: Zde nenínení možnéné se k žáádosti vracet a upravovat ji. Ve chvíchvíli, kdy zvolízvolíme možnost „„Uložit“it“, se žáádost oficiáoficiálně odešodešle Jiříímu Žoudlíoudlíkovi ke schváleníschválení!
Pozn. Pokud je žáádost podávanápodávaná zpětně bez ohledu na to, o jakéjaké stipendium z těchto dvou jde, vždy by součástíástí žáádosti měla býbýt už i ZáZávěrečnáná zprázpráva (viz dalšídalší sekce).
D) (PO) ABSOLVOVÁNÍABSOLVOVÁNÍ MOBILITY
Růžovéové –– pouze pro mobility 7 dnídní a vívíce, modrémodré –– pro oba typy mobilit
1. Confirmation of Studies (7 dnídní a vívíce)
Měl by obsahovat:
·· NašNaše jméjméno
·· NáNázev mobility
·· Datum konáníkonání
·· MíMísto konáníkonání
·· VyjáVyjádřeníení, že jsme tam byli
·· Co jsme dělali (např. nánázev přííspěvku)
·· Datum, podpis a razírazítko zodpovědnédné osoby z pořádajícíádající instituce (ideáideálně s jejich logem/hlavičkovýkový papípapír) –– může býbýt i elektronicky podepsanýpodepsaný dokument
Zněníní může vypadat napřííklad takto:
Tento dokument je potřeba do 30 dnídní po nánávratu vložit do IS Evidence úúdajů o stástážíích, studijnístudijních a pracovnípracovních pobytech podobně, jako jsme před podánípodáním žáádosti vklávkládali Learning Agreement.
2. ZáZávěrečnáná zprázpráva (oba typy)
Měla by býbýt v dédélce cca 1 strany a měla by obsahovat:
·· NašNaše jméjméno, UČO
·· NáNázev mobility
·· Datum konáníkonání
·· MíMísto konáníkonání
·· Popis mobility
·· Přííspěvek
·· ZhodnoceníZhodnocení příínosu mobility
·· Datum a nášnáš podpis
·· Datum a podpis šškolitele
Tento dokument odesíláodesíláme Jiříímu Žoudlíoudlíkovi, kterýkterý mámá agendu těchto stipendiístipendií na starosti, na email: phd@phil.muni.cz opět do 30 dnů od ukončeníení pobytu.
Congrats, přežili jste! A můžeme začíít pláplánovat dalšídalší mobilitu 😊